إدارة الوثائق الإلكترونية في المنظمات الحكومية المعايير والإجراءات - الشريف، أشرف محمد عبدالمحسن (الاتحاد العربى للمكتبات والمعلومات, 2007)
يهدف هذا البحث إلى وضع عدد من المبادئ الأساسية واللازمة لإدارة الوثائق الإلكترونية في المنظمات الحكومية وأرشفتها بعد انتهاء العمل الإداري منها أو العمل على وضع، خطة عمل لتطبيق هذه المبادئ عمليا ووضع الإجراءات اللازمة لتحقيق ما يأتي: - 1- ممارسة أفضل من خلال وضع إجراءات لإدارة الوثائق الإلكترونية من بداية تدوينها وحفظها وإتاحتها. 2- تنمية وتحسين العمليات الفنية من تقويم واستبعاد وتصنيف وفهرسة للوثائق الإلكترونية. 3- وضع خطة عمل لأرشفة الوثائق الإلكترونية ونقل ما يثبت قيمته للبحث إلى الأرشيفات الوطنية. ويتناول البحث نوعية خاصة من مصادر المعلومات وهي الوثائق الإلكترونية الصادرة من المنظمات والمؤسسات الحكومية وتختلف الوثائق الرسمية الإلكترونية عن بقية مصادر المعلومات الإلكترونية الأخرى، وذلك للاختلاف في طريقة الإنشاء والحفظ والإتاحة، الناتج من الاختلاف في طبيعة المعلومات المخزنة بغض النظر عن طبيعة الوسيط، فالأساس هو المحتوى المعلوماتي، فإذا تعلق المحتوى بوظائف وأنشطه المؤسسات والمنظمات الحكومية كانت هذه المعلومات وثائق رسمية تستحق المعالجة من المتخصصين في الأرشيف. ولا يقتصر هذا البحث على نوع معين من أنواع الوثائق الإلكترونية الرسمية وإنما يتناول كل أشكال الوثائق التي تدون باستخدام تطبيقات الحاسب الآلي مثل برنامج معالجة الكلمات (Word Processing) والتي تستخدم بكثرة على سطح المكتب Desk top، أو رسائل البريد الإلكتروني E-Mail أو كشوف الحسابات الآلية Spreadsheet أو الوثائق المرقمنة (المحولة إلى الشكل الإلكتروني بواسطة استخدام الماسح الضوئي أو الكاميرات الضوئية). ومع التطورات الكبيرة التي طرأت على تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، ظهرت لنا أشكال مختلفة من الوثائق الإلكترونية مثل وثائق النصوص الفائقة Hyper Text Document التي يتم بناؤها بلغات معيارية مثل لغة XML, HTML لكي تصبح ملائمة للنشر على صفحات الويب، وأيضا وثائق الوسائط المتعددة Multi Media، والوثائق السمعية والمرئية المعالجة رقميا. والبحث موجه بالأساس إلى مديري الأعمال بالمنظمات الحكومية ومديري إدارات الوثائق Records Manager ورؤساء نظم المعلومات والتكنولوجيا، ومديري التخطيط والمشروعات وكذلك مديري إدارات المستفيدين بالأرشيفات الوطنية، وذلك من أجل اطلاعهم على المبادئ الرئيسة في إدارة الوثائق الإلكترونية ووضع خطة عمل موحدة لتطبيق هذه المبادئ عمليا وإدارة الموارد والمعلوماتية والمعرفية في المنظمات.
763657
Keywords: نظم المعلومات -- المنظمات الحكومية -- الوثائق الإلكترونية -- الارشفة الإلكترونية -- الارشيف الحكومي -- تكنولوجيا المعلومات -- الارشيف الوطني -- الانترنت -- الحاسبات الإلكترونية -- تخزين واسترجاع المعلومات -- إدارة الوثائق -- نظم المعلومات -- قواعد البيانات -- أمن المعلومات -- المكتبات والمعلومات