| LEADER |
07482nam a22002417a 4500 |
| 001 |
1972711 |
| 024 |
|
|
|3 10.21608/IJLIS.2020.46283.1037
|
| 041 |
|
|
|a ara
|
| 044 |
|
|
|b مصر
|
| 100 |
|
|
|a إسماعيل، منى عبدالعزيز عبدالغفار عبدالغفار
|g lsmail, Mona Abdel Aziz Abdel Ghaffar
|e مؤلف
|9 580162
|
| 242 |
|
|
|a A Proposed Paradigm for The Development of Secretarial, Archives, and Service Files Management at The University of Alexandria
|
| 245 |
|
|
|a تصور مقترح لتطوير إدارة السكرتارية والمحفوظات وملفات الخدمة بجامعة الإسكندرية
|
| 260 |
|
|
|b الجمعية المصرية للمكتبات والمعلومات والأرشيف
|c 2021
|g ديسمبر
|
| 300 |
|
|
|a 229 - 256
|
| 336 |
|
|
|a بحوث ومقالات
|b Article
|
| 520 |
|
|
|a تعد الوثائق الإدارية هي العمود الفقري وحجر الزاوية لأى جهة تمارس عملا عاما، فهي التي تغذي المؤسسات والهيئات المختلفة بالبيانات والمعلومات اللازمة لأداء مهامها وإنجاز أعمالها واتخاذ القرارات المناسبة، وتوصلت الدراسة إلى أن الملفات موجودة في غرف حفظ منفصلة عن الموظفين، كما أن المساحة المخصصة لحفظ الملفات غير كافية، وعدد الموظفين مناسب، كما أوضحت الدراسة أن آلية العمل بقسم ملفات الخدمة الخاصة بأعضاء هيئة التدريس والموظفين تقوم بقيد وترقيم جميع الملفات بسجل الأحوال، وقيد وترقيم جميع الملفات بسجل إلكتروني، كما تلاحظ وجود كشاف لاستدعاء البيانات الوصفية للملفات ووجود ملفات الخدمة بغرفة حفظ خاصة مركزية، هذا إلى رغبة العاملين بالقسم بأعمال التطوير، وتلاحظ أن هناك تعاون المشترك بين اللجنة الدائمة للمحفوظات والأرشيف لتفعيل دورها في الحفاظ على المستندات النشطة والمستندات المستغنى عنها وفقا لمدد الحفظ القانونية، وجدت الباحثة تكدس غرف الحفظ بالملفات والأوراق مع مخالفة معايير نظام الحفظ والأمن والسلامة والصحة المهنية والملفات مخزنة على حوامل مفتوحة ومعرضة للأتربة والحشرات، وغرف الحفظ غير جيدة التهوية، كما أن الغرف معرضة للحريق وخاصة في فصل الصيف مع درجة الحرارة العالية، كما لا يوجد خطة مستقبلية للحفظ والتخزين بالأرشيف، بالإضافة إلى تعرض العاملين بالأرشيف للإصابة بالأمراض، كما لوحظ عدم دراية موظفي الأرشيف بالمدد القانونية لحفظ الملفات والسراكي والدفاتر والسجلات، كما لوحظ عدم توافر بنية تحتية مناسبة لسير وإنجاز الأعمال (أجهزة كمبيوتر- طابعات- ماكينات تصوير- وسائل تهوية)، يوجد ثلاث نسخ من ملف عضو هيئة التدريس والموظفين مع عدم إعطاءهم رقم واحد (الكلية- الأرشيف- شئون هيئة التدريس وشئون العاملين)، تلاحظ استهلاك وقت كثير في استرجاع الملف.، وعدم اتباع الإجراءات الوقائية في التعامل مع الملفات، عدم مطابقة النظم المتبعة للحفظ والفهرسة في الكليات بالإدارة العامة للجامعة، كما وجد بعض النماذج الغير حكومية المستخدمة في بعض الكليات، ومن النقاط الإيجابية وجود نواة لبرنامج صادر ووارد إلكتروني في الأرشيف ولكنه غير مفعل.
|
| 520 |
|
|
|f "Administrative documents are the backbone and cornerstone of any entity that carries out public work, as it feeds the various institutions and bodies with the data and information necessary to perform their tasks, accomplish their work, and make appropriate decisions. The study concluded that the files are located in storage rooms separate from the employees, the space allocated for keeping files is insufficient, and the number of employees is appropriate. The study also showed that the working mechanism of the Service Files Department for faculty members and employees records and gives a number to all files in the status record, and all files are registered and numbered in an electronic record. It also notes the presence of an index to arrange the metadata of the files and the presence of service files in a special central preservation room; this is due to the desire of the department’s workers in development work and notes that there is a joint cooperation between the Permanent Committee of Archives and the Archives to activate its role in preserving active and discarded documents according to the legal preservation periods. The researcher found that the storage rooms were stacked with files and papers while violating the standards of the preservation system, security, safety, and occupational health. The files were stored on open stands and exposed to dust and insects, and the storage rooms were not well ventilated. Also, the rooms are exposed to fire, especially in the summer with high temperatures, and there is no future plan for preservation and storage in the archive, in addition to the exposure of archive workers to disease. It was also noted that the archive staffs were not aware of the legal periods for keeping files, notes, books, and records, and the lack of adequate infrastructure for the conduct and completion of work (computers - printers - photocopiers - ventilation devices). There are three copies of the file of the faculty member and staff, without giving them a single number (college - archive - faculty affairs and personnel affairs). It is noted that a lot of time is consumed in retrieving the file, preventive measures are not followed in dealing with files, and the systems used for preservation and indexing in the faculties of the general administration of the university lack conformity. It also found some non-governmental models used in some faculties, and one of the positive points is that there is a nucleus of an electronic incoming and outgoing program in the archive, but it is not activated. This abstract was translated by AlMandumah Inc."
|
| 653 |
|
|
|a الوثائق الإدارية
|a إدارة السكرتارية
|a الضبط الأرشيفي
|a مؤسسات التعليم العالي
|a مصر
|
| 773 |
|
|
|4 علوم المعلومات وعلوم المكتبات
|6 Information Science & Library Science
|c 008
|e International Journal of Library and Information Sciences
|f Al-Mağallah Al-Dawliyyaẗ Li ʿulūm Al-Maktabāt wa Al-Maʿlūmāt
|l 004
|m مج8, ع4
|o 1400
|s المجلة الدولية لعلوم المكتبات والمعلومات
|v 008
|x 2356-8003
|
| 856 |
|
|
|u 1400-008-004-008.pdf
|n https://ijlis.journals.ekb.eg/article_131147_ar.html
|
| 930 |
|
|
|d y
|p y
|q n
|
| 995 |
|
|
|a HumanIndex
|
| 999 |
|
|
|c 1224856
|d 1224856
|
