ارسل ملاحظاتك

ارسل ملاحظاتك لنا







الوثائق الإلكترونية في المؤسسات ومراكز المعلومات

المصدر: مجلة كلية التربية
الناشر: الجامعة المستنصرية - كلية التربية
المؤلف الرئيسي: عبدالرزاق، جنان صادق (مؤلف)
المجلد/العدد: ع 4
محكمة: نعم
الدولة: العراق
التاريخ الميلادي: 2007
الصفحات: 794 - 812
ISSN: 1812-0380
رقم MD: 424745
نوع المحتوى: بحوث ومقالات
قواعد المعلومات: EduSearch
مواضيع:
رابط المحتوى:
صورة الغلاف QR قانون
حفظ في:
المستخلص: يتميز في الوثائق الإلكترونية غياب الطابع الشكلي المحسوس في أثناء تنفيذ المعاملات الرسمية للمؤسسة أو الهيئة، وذلك من أجل أنشاء نظام إداري متطور قادر في إدارة المؤسسة وتحقيق أهدافها وتقديم الخدمات المناسبة للمستفيدين، وهو ما يتطلب إنشاء توثيق المعلومات وفقا لاستخدام التقنيات الحديثة القادرة على ضمان تدفق المعلومات بشكل منظم يرافق مراحل التطور الإداري والاتجاه نحو اللامركزية. تتركز أهداف البحث في تبسيط إجراءات استرجاع الوثائق المطلوبة وذلك باستخدام طرق مختلفة للبحث (اليدوية أو الإلكترونية) وإيجاد نقاط إتاحة توفر إمكانية البحث في محتوى الوثائق عبر التكشيف الإلكتروني باستخدام أنظمة خزن واسترجاع المعلومات مع إمكانية الاحتفاظ بنسخة واحدة من الوثائق الورقية، وإمكانية حفظها إلكترونيا عن طريق الماسح الضوئي. فضلا عن سهولة تبادل الوثائق داخل وخارج جهة العمل. طبق البحث في مركز بغداد لحفظ الوثائق والمكتبة الوطنية لبيان الإجراءات المعتمدة في الأرشيف الإلكتروني وإمكانية الاستفادة من حفظ الوثائق. إن أهم النتائج التي توصل إليها البحث هي: 1- قلة الاهتمام والوعي بالوثائق وبأهمية تنظيمها وحفظها لدى بعض القيادات الإدارية في أغلب المؤسسات، وعدم وجود توجهات لدى هذه القيادات لدراسة المشاكل التي تعانيها مؤسساتها في مجال حفظ الوثائق. 2- تجزئة أماكن الحفظ داخل الإدارات والأقسام ثم التخلص من الوثائق نهاية السنة أو بعد فترة معينة أو حين الاحتياج لبعض ألاماكن لغرض أخر. 3- عدم وجود لوائح تحدد مدة استبقاء الوثائق وبشكل خاص الوثائق الحالية التي يواجهها فريق المسح في كل الفروع التابعة للمؤسسة وتشكل ما نسبته 04% من الوثائق في معظم الوحدات هذا وقد خرج البحث بمجموعة من التوصيات أهمها: 1- إنشاء وحدة التوثيق لتتولى المهام في عموم الشعب الإدارية والمالية والتنفيذية على المستوى المركزي. 2- تأسيس نظام معلومات مركزي في جميع الوحدات للإفادة منه في تنظيم البيانات والمعلومات الخاصة بالإفراد العاملين في المؤسسة، والذي يشمل نظام السجلات والأوامر الإدارية ونظام حفظ التشريعات والقوانين واللوائح والأنظمة المتعلقة بجهاز المؤسسة العامة. 3- تطوير نظام الموارد البشرية والإدارية والمالية في جميع المؤسسات ذات العلاقة، من خلال مراجعة الإجراءات الحالية بما في ذلك سياسة التوثيق الإداري، بهدف تطوير سياسة توثيقية حديثة ومرنة يسهل التعامل معها.

ISSN: 1812-0380

عناصر مشابهة