| المستخلص: |
دفعت الطفرة التي شهدتها وسائط اختزان المعلومات وتكنولوجيا الرقمنة منذ بداية الثمانينات بالكثير من مرافق المعلومات بكافة فئاتها بما فيها الأرشيفات إلى التوجه نحو أتمتة عملياتها ورقمنة مجموعاتها باستخدام نظم صممت لهذا الغرض. ولكن وفقا لتقرير "أفضل الممارسات لتحليل واختيار وتطبيق نظم إدارة الوثائق الإلكترونية" فإن معظم مشروعات تطبيق نظام لإدارة الوثائق تفشل نتيجة سوء الفهم بين المؤسسة والموردين فيما يتعلق بما ينبغي أن يشتمل عليه النظام. من هنا تبلورت مشكلة الدراسة في ضرورة التعرف على المتطلبات الفنية والوظيفة بنظم الأرشفة وإدارة الوثائق، وبناء عليه حددت الدراسة أهدافها في: التعرف على دور طلبات العروض في تقييم واختيار نظم الأرشفة وإدارة الوثائق، وتحليل طلبات العروض للتعرف على مقدار وعي المؤسسات بوظائف تلك النظم وتحديد احتياجاتها منها، بالإضافة إلى إعداد قائمة مقترحة بالمواصفات الفنية والوظيفية لنظم الأرشفة وإدارة الوثائق بحيث يمكن للمؤسسات بالدول العربية الاستعانة بها عند تقييم واختيار هذه الفئة من النظم المتاحة في سوق النظم العربية. كما ستساعد الموردين المنتجين لنظم الأرشفة وإدارة الوثائق في البيئة العربية من تطويرها وفقا لمواصفات فنية ووظيفية تتلائم والاحتياجات الفعلية للمؤسسات. بالإضافة إلى متابعة أحدث الاتجاهات بنظم الأرشفة وإدارة الوثائق عالميا. وقد اعتمدت الدراسة على منهج تحليل المحتوى لتحقيق أهدافها، من خلال تحليل عشر طلبات مجتمع الدراسة. باستخدام قائمة عروض مثلت المراجعة وبعد تحليل البيانات ومناقشتها انتهت الدراسة إلى أن طلبات العروض بمجتمع الدراسة تضمنت نسبة 92% من المتطلبات الفنية والوظيفية الواردة بقائمة المراجعة التي وزعت على العمليات الخمس لنظم الأرشفة وإدارة الوثائق. كما قدمت الدراسة عددا من التوصيات، من أهمها: أن تتولى هيئات ومراكز اعتماد البرمجيات بالدول العربية مبادرة إصدار وثيقة نظم الأرشفة وإدارة الوثائق للأرشيفات: المواصفات التقنية والوظيفة.
Since the early 1980s the reveloution of data storage and digitization technology has prompted many information institutions of all categories, including archives, to automate their operations and digitize their collections using systems designed for this purpose. However, according to "Best Practices for the Analysis, Selection and Implementation of Electronic Document Management Systems" report; most document management system implementation projects failed as a result of misunderstandings between the organization and system providers concerning what the system should include. The study's objectives were to identify the role of requests for proposals in the evaluation and selection of archiving and document management systems, and to analyze requests for proposals to identify to what extent organizations are aware of the functions of these systems and determine their needs. In addition to preparing a proposed list of technical and functional specifications of archiving and document management systems to be used when evaluating and selecting this type of systems available in the Arab market. Archiving and document management systems providers and suppliers in the Arab environment will also be able to develop their systems according to technical and functional specifications that are appropriate to the actual needs of the institutions, and following the latest trends in archiving and document management systems. To achieve its objectives the study used content analysis methodology, through analyzing ten requests for proposals represented by the study sample. After using a checklist and analysis of the data, the study revealed that requests for proposals sample scored 92% of the technical and functional requirements included in the checklist distributed to the five processes of archiving and document management systems. The study also presented a number of recommendations, the most important of which is that Arab countries' software accreditation bodies and centers should take the initiative to issue " Archiving and document management systems: technical and functional specifications document".
|
